〔EXCEL〕自動編固定長度的流水號：公式/格式設定/自動填入

這篇文發想源自於我一個學長在FB上的分享…

在Excel中，若想產生一個流水序號，最簡單的方式就是寫一個公式(如上圖B欄)
=A2+1
將上一個儲存格的數字加1，即可得到新的流水號

但問題來了…Excel在判斷此值會自動判定為數字…所以會呈現1、2…10、11、12…
如果，希望流水號呈現固定碼位時(例如3碼，001、002…010、011、012…)，要如何處理?

只要將儲存格改成文字格式，並設定顯示Format為補零3碼即可，有以下2種方式處理
A.  在公式內加入轉文字的函數…(想習慣使用公式的學員可利用這方式來處理)
      =TEXT( 值 , 顯示格式)
      =TEXT( A2+1, "000")

其中顯示格式"000"，代表以數字3碼顯示，前面補0

B. 直接修改A欄的格式設定(其實作用跟A相同，只是一個寫公式，一個改設定)
     如上圖「儲存格格式」設定，類別改為「自訂」，並將類型設定為000即可

當然啦~~如果…你完全不想寫公式…
也可在填入'001(若要打文字，在前方加上 ' 即可)後
將滑鼠移到儲存右下方…當滑鼠變成實心+號時…按著往下拉即可直接複製流水號了…
但如果您實心+號往下拉，結果只是複製原值(例如全是001)…請同時按著Ctrl往下複製即可
(至於什麼時候該按Ctrl，什麼時候不用按…我想您直接試一下就知道了…原理跟儲存格式複製模式有關，這就不特別說明了…因為按按就知哪個行…不用太深入了解，腦袋記憶體很珍貴)

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〔EXCEL〕用函數取出指定規則的字串~手動"資料剖析"變形版

當你有一大"篇"一連"串"的資料，想要將其依一定的原則切割成不同的欄位
在Excel中有個很好用的功能--『資料剖析』
可以很輕易的協助您分割資料
(怎麼做不是這篇的重點，在此就不說明了)

但如果你想切割出的資料，取出某個欄位。但它被切割出來的位置可能有些不同(喔喔>"<)…
例如：
A , , B , C
A , B , C
A , B , , C

用『,』來做資料剖析會切出

如果你想取的是B或C的資料…卻發現它不在同一欄中…
或許，你可以改用函數去計算取出你要的字串唷~

以最上方那張圖為例…
如果想取出每列g_後的字串
我們可以找到其規則：
1. 每列只會有1個g_
2. 字串用"g_開頭，而結束於另一個" (也就是說只要取畫面中藍色底的字串)

可依此決定做法
A. 先找到每列g_開頭的位置→→結果寫入J欄(開始位置)
B. 找到g_開頭後"的位置→→結果寫入K欄(結束位置)
C. 這樣你就知道要找的字串是從哪段了吧

講完了思考出的作法…再來就是實做了。

●如何找到"完整字串"中的"指定字串"開始的位置?
=FIND(指定字串, 完整字串, [開始尋找的位置])
例如：
=FIND("CD","ABCDEFGFECDBA") →→3  在ABCDEFGFECDBA，找CD第一個出現的位置
=FIND("CD","ABCDEFGFECDBA",4 ) →→10 在ABCDEFGFECDBA，從第4個字元開始找CD第一個出現的位置

課後練習：
=FIND("CD","ABCDEFGFECDBA",3 ) →→??

●如何取得"完整字串"中指定位置的"字串值"?
=MID(完整字串, 開始位置, 取幾碼)
例如：
=MID("ABCDEFGFECDBA", 3, 2) →→CD 從ABCDEFGFECDBA第3碼開始取2碼字串
=MID("ABCDEFGFECDBA", 3, 4) →→CDEF 從ABCDEFGFECDBA第3碼開始取4碼字串

課後練習：
=MID("ABCDEFGFECDBA", 3, 20) →→??


後記：
其實寫函數、寫程式…並不難。重點在於你想寫什麼…想怎麼寫…先搞清楚後…再動手吧!

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〔EXCEL〕IF，假如你不會用…小心落伍囉~( Lesson 1/1)

轉載 章老師的舊部落格 http://scenic0327-tek.blogspot.tw/2012/07/excelif.html

在職場上應用Excel，除了基本的加減乘除外，最常碰到一個問題，就是"判斷"~~

如果金額>多少，該怎麼處理，不是的話該怎麼處理?
如果除數是0，值應顯示什麼，不是的話就正常除即可←可以避免除數是零的錯誤產生。

如果…是的話…不是的話…
這類問題太常出現了，但若你不會用函數來處理，通常的結果就是讓錯誤在Excel表上顯現，然後再用人工的方式去修正掉。

所以我們今天來上一堂簡單的課~教會你如何應用基本的判斷式。

題目：在B1輸入章老師的年紀，如果30歲以下(含)，就說章老師青春無敵。但如果章老師大於30歲，就說章老師熟女風情。反正說好話每日一善無妨，實際年齡的話…要找也粉容易滴!

分析：這個問題就很單純，一個判斷而已…

            章老師年紀    >30    →章老師熟女風情

                                    <=30  →章老師青春無敵

解法：

=IF(B1>30,"章老師熟女風情","章老師青春無敵")
↑你可以把函式直接copy到Excel中貼上，就會看到結果囉! 

作法及原理：
IF(條件 , (真)條件'成立'的顯示 , (假)條件'不成立'的顯示)

《1》我們的條件是什麼，就是章老師的年紀。至於章老師的年紀，是看B1的輸入值來決定。
我們來判定B1的值是否大於30
=B1>30

《2》當《1》的條件成立時，代表的是章老師已年過30了…所以要顯示"章老師熟女風情"。但是如果不成立呢，就必需顯示"章老師青春無敵"。所以把這兩個字串分別放入(真)與(假)的位置即可。
=IF(B1>30,"章老師熟女風情","章老師青春無敵")

IF其實非常簡單是吧!但它的應用卻可以很廣泛。
例如(真)與(假)的部份，不是只能帶"字串"喔~你也可以再加上另一個IF判斷式啊~
試一下吧!

回家作業：
請寫一個判斷式
假如章老師年紀0~20，顯示"活潑可愛"
                            21~40，顯示"小資女孩"
                            41以上，顯示"風韻猶存"
試一下喔!

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〔EXCEL〕IF的延伸課程…多個範圍間的判斷~~

上一堂課 【Excel】IF，假如你不會用…小心落伍囉~( Lesson 1/1)
我們知道可以用簡單的IF判斷將一件事，分為"成立(真)"或"不成立(假)"
這是一個非A即B、非黑即白的結果…
你若不支持，那就是反對…(耶…扯遠了)

複習一下
IF(條件 , 成立-真 , 不成立-假)

但我不止一次碰到學員問我…那如果是好幾個範圍怎麼寫呢?
例如：
0~10，則為A
11~20，則為B
21~30，則為C

或是：
若<=10，則為A
若>10且<=20，則為B
若>20且<=30，則為C

上面這2種敘述，基本上是同一個問題(你發現了嗎?)

這種狀況…您可以用槽狀的IF判斷式來處理唷~~
什麼叫槽狀的…簡單來說就像下圖…大圈圈包小圈圈…一圈圈包下去…
看你想包幾層，只要函數字串長度不要超過Excel可容許範圍就行~

那您該怎麼將判斷式套用進去呢…化繁為簡，就一句句套~~

確認每句的判斷式都是正確之後…再整個組起來即可(不成立三個字被下面的判斷式取代)

=IF(A1<=10,"A",IF(A1<=20,"B",IFA(A1<=30,"C","??")))

組判斷式並不難…只要先拆分好再組起來就行了唷~~

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〔EXCEL〕表格設計說~~利用Excel套表格式建議

Word、Excel是我們經常拿來製作表格的工具…
這兩個應用軟體的強項不同…

對我而言，Word具備很強的樣式/格式設定及邊界觀念，在填入內容時的版面控制相對輕鬆。
而Excel則具備強大的運算，本身就是一個具大的表格任你使用…

所以在製作套表時，應以表格使用功能角度去選擇…

在此分享一下我利用Excel製作表格的其中一個小技巧(使用Word時我也用這樣的概念)…

為做這個套表的目的，是為了依據來源的資料，讓Excel自動產生銀行的匯款單(印出來就跟你去銀行填的一樣)。
這個作法可以讓原本人工一張張填據或修改內容的作業，變成自動化。由Excel自動產生並且切分不同的檔案，同時存檔讓您資料被保留下來。
一個人力修改4個小時的工作，可以變成1分鐘電腦轉製+5分鐘人工列印吧(由於跟錢有關，所以不做直接列印的部份)

好了…好像有些離題了…

一般我們在繪製表格時，因表格內格子可能有大有小…很多人都會將儲存格依據需要而拉大…
今天要分享給大家的剛好相反…

善用"合併"儲存格

合併有什麼好處?

1. 未來格式有調整時，只要解除某欄列之合併儲存格，再依需求合併即可，不會影響到其它列的大小。
2. 每個欄位寬度間有個"比例"關係在，整個視覺效果也會比較協調，表格專業度會提升唷~
3. 在預估內容不會超過整個範圍時，甚至可以連合併儲存格的動作都免了。

因此您看這張匯款單的表格，一開始我就直接拉了45欄，直接縮小欄寬到適合放入一個勾選框□的大小。

接著就開始照需求要的位置，把欄位標題都填進去。

滿意後，再進行欄位合併，調整字的位置並繪製框線。

很快的，一張套表格式就完成了…而且美觀度通常比拉寬產生非比例性的大小來得舒適唷~

這方式我在Word畫表格也如此，開始就分割個10、20欄等…再來合併…絕對賞心悅目~

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