~工作簡化,不再是難事~

2017-01-04

〔EXCEL〕設定格式化的條件-應用範例-圖示集

新的一年,我將用最近在撰寫的檔案做為範例,提供大家在使用Excel上的一些變形應用… 所謂「應用」是源自於需求…不同的需求將產生不同的設定方式,這些就靠各位自行去揣摩挑戰囉~ .今日主題: 確認E1、E2所指定的路徑資料夾是否存在,若存在,則於F欄顯示綠色勾勾圖示。反之則顯示紅色叉叉圖示。 .使用技巧: 『設定格式化的條件』 首先,我們先決定要如何達到這個效果…部份功能不在本日主題範圍內會略過 在E1、E2內容變更(或檔案開啟)時,進行資料夾是否存在的檢查。(步驟略過:本功能將利用VBA撰寫程式碼去判定) 若資料夾存在,則在對應的F欄填入"1",若資料夾不存在則填入"0"。(步驟略過:在1的判定結果,自動回寫到F欄) 透過『設定格式化的條件』,讓欄位自動顯示成我們需要的圖示。 作法: 原始 F儲存格 內的值為1或0 先點選「F1」→「設定格式化的條件」→「圖示集」→選取對應的圖示(對格式化條件熟悉的學員,可直接選取「新增規則」去調整設定會更直接) 在直接選取圖示的情況下,Excel會自動以預設條件幫你帶入,你會看到F1欄位圖示已經產生。但因為我們只需要2個圖示且條件可能跟預設的不同,所以進一步打開格式化條件來調整設定。F1→『設定格式化的條件』→『管理規則』→選取圖示集規則→『編輯規則』   預設的圖示集規則是依據百分比區分3等分(3個圖示),>=67%為綠色、>=33%為黃色、其它則為紅色(如下圖) 們將其『圖示』、『值』、『類型』分別改成如下圖所設定(實際上我們只用得到前2個圖示) 到這裡我們就已將格式化條件改好了…但目前適用範圍只在F1。因此最後一個步驟…將其範圍『套到用』F1、F2 這樣基本上就大功告成囉!^_^ ...
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2016-11-18

〔EXCEL〕INDIRECT,不可不知對欄位的"兇器"…更正…"利器"啦~

這又是一篇從舊部落格搬過來的… 當然原因有三… 一、這個函數其實非常有用,但多數人並不清楚。沒有它,一樣可以用最原始方式使用,但有了它真的是事半功不知幾倍。 二、前二週給一個學生上課,其實從頭到尾就在講這個函數←可見真的能應用到 三、剛剛有人在我舊部落格留言→可見真的有人在查詢 哈哈!廢話不說了…再讓我上堂偷懶的舊課吧! 今兒個某位學員在製作記帳總表…因為要把每月結餘金額連結帶到總表…必需一個個寫入「='1月'!BN6」、「='2月'!BN6」…一路寫到12月…再改第二列依他的總表,至少需對應400個以上的欄位…這的確是件辛苦的事情~ 老師佛心來的~當然,交情不同咩~一句"傳來"~只要利用INDIRECT這個函數…可以簡單的讓欄位名稱(例:'1月'!BN6),成為一個字串帶入…大家知道,"字串"這個東東,代表你可以隨心所欲的用規則去產生…所以你可以產生欄位位置的字串…再例用這個函數去取得該欄位的"值" 作法及原理: INDIRECT(欄位位置字串...
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2016-10-28

〔WORD〕如何避免微軟正黑體行距過大

Word在製作一些規格文件時,排版功能相當好用… 當然…前提是你真的有使用到其樣版本設定… 由於我個人偏愛使用「微軟正黑體」來當預設文章字型,但碰到的困擾就如上圖,行距過大… 整個空間使用及編排似乎就有些浪費及不美觀了… 要解決這個問題,其實只要將文章段落設定裡的「文件格線被設定時,貼齊格線」功能取消即可。 若使用設定固定行高的方式來解決…在貼圖檔或改變字型大小時…因行高限定,反而造成無法自動編排的困擾~ 給有使用Word的學員參...
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2016-10-04

〔EXCEL〕如何讓儲存格依據條件"自動"變色(格式化條件&網路提問)

以下是我在舊的部落格開的課…沒把舊課程搬到新的部落格… 為何會把這篇搬過來…我發現格式化條件在應用上,的確是多數使用者的需求,而且也有明顯的幫助… 提問也較多… 對於過去未回覆的提問,說聲抱歉(因為我沒去維護該部落格很久很久很久了,哈哈) 拉來這裡回覆好了…能看到是緣份…>"< -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 相信很多人在建立或維護Excel資料時…常常為了凸顯某些特定的資料而使用"顏色"來做分類標示。這是一個很好的方式,也讓你的資料更容易辨識,也顯得更專業些!(不過,千萬別弄得花花綠綠滴,反而失去了焦點)不過如果你要凸顯的資料是有特定條件的,例如金額大於10,000元,用綠色來標示;小於10,000元用紅色。你會怎麼做?一筆一筆看…然後逐筆更改文字格式或儲存格底色嗎?那下次金額更改時,又要手動調整一次?今天我們要上的課,就是教你如何讓Excel自動幫你變更顏色~一起來讓Excel幫你做事吧!!別讓它閒著了~〔格式化條件〕範例:業務員業績若大於等於業績目標,業績欄位更改為綠色,若未達目標,欄位改為紅色。分析:需要B3~B7的儲存可與B1的目標來做比較,>=B1則更改底色為綠色。<B1則更改為紅色。作法:《1》我們先在第一筆資料(B3),設定〔格式化條件〕 點選〔設定格式化條件〕→〔新增規則〕,會開啟以下視窗: 規則類型有非常多的選項,老師最常用的就是最後一項<1>〔使用公式來決定要格式化哪些儲存格〕,因為這一項大概就可以解決95%的問題,而剩下的5%問題…我想,你我要遇到的機率都非常的低~~(基於腦容量永遠都不夠的限制條件,只要學最常需要的即可)《2》選取後,就會跳出格式化的公式輸入區,點選<2> 在格式化規則裡,輸入  =$B3>=$B$1這裡要輸入的就是你要改變顏色的條件,複習一下題目:業務員業績($B3)若大於等於(>=)業績目標($B$1),業績欄位更改為綠色◎各位有沒注意到,儲存格欄列前老師有放上$這個絕對位置符號。這個很重要,有概念的學員就先試吧!因為這個要說明…實在是又得開一堂概念課了!!這裡就先暫時跳過去吧!但業績目標,因為每個業務員要比對的目標,都是B1這個欄位,所以請務必打成$B$1喔~◎另外有沒有人很厲害,注意到條件中有個顏色特別不一樣的…是的,就是那個=,這個是一般人在設定絛件時,很容易常漏掉的。記得"條件前"還要加"="喔!《3》條件設好就來設定格式囉~  大夥兒看到這裡可以設定的,都可使用喔!包括字型的顏色、大小等,儲存格框線(老師常常用這個請Excel幫我畫框線,因為我太懶了),儲存格底色。●●到這裡…我們就已將第一個格式化條件設好了!!給自己鼓勵一下~~ ...
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2016-09-14

2016-09-08

提問單〔Access〕:將日期加上指定的年區間的應用(iif / isnull / DateSerial / DateAdd )

如果您有一份資料表中,有2個欄位如上 想要在查詢表或表單中,增加一個欄位,內容為[基準日期]+[年份],要如何處理? 在撰寫運算式時,要注意其中[基準日期]有可能是空值,運算式在若遇到沒有日期的情況,就不進行加總年份。 所以,我們依以下兩個階段將運算式完成 A. 判斷是否[基準日期]為空值 B. 非空值時,我們要將[基準日期]加上[年份]得到我們想要的日期 首先,我們如何判斷日期為空值呢? 通常我們判斷字串為空值都使用 空字串"",但日期的格式則為null,所以可以使用以下函數來確認 isnull([基準日期]) 若為空值則回傳true,有值則回傳false 再來,如何將日期做加減呢?日期函數很多種,都可以達成加減的目的,可以例用以下2個函數來做 DateAdd(增加類別, 增加量, 日期) 例如:DateAdd("yyyy",[增加年份],[基準日期])  ...
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2016-08-31

〔EXCEL〕自動編固定長度的流水號:公式/格式設定/自動填入

這篇文發想源自於我一個學長在FB上的分享… 在Excel中,若想產生一個流水序號,最簡單的方式就是寫一個公式(如上圖B欄) =A2+1 將上一個儲存格的數字加1,即可得到新的流水號 但問題來了…Excel在判斷此值會自動判定為數字…所以會呈現1、2…10、11、12… 如果,希望流水號呈現固定碼位時(例如3碼,001、002…010、011、012…),要如何處理? 只要將儲存格改成文字格式,並設定顯示Format為補零3碼即可,有以下2種方式處理 A.  在公式內加入轉文字的函數…(想習慣使用公式的學員可利用這方式來處理)       =TEXT( 值 , 顯示格式)       =TEXT( A2+1, "000") 其中顯示格式"000",代表以數字3碼顯示,前面補0 B. 直接修改A欄的格式設定(其實作用跟A相同,只是一個寫公式,一個改設定)  ...
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